Vrijwilligerstaken en verantwoordelijkheden

Algemeen

Alle vrijwilligerswerkzaamheden gebeuren onder het mandaat van het bestuur. Vele schouders maken licht werk en nemen daarbij een stukje van de verantwoordelijkheid van het bestuur over. Iedere vrijwilliger draagt bij aan de doelstellingen van de club en het welzijn van de leden. Vrijwilligerswerk wordt altijd naar beste kunnen uitgevoerd. Er is geen sprake van professionaliteit, wel van betrokkenheid, verantwoordelijkheidsgevoel, enthousiasme en collegialiteit. Elkaar aanspreken op deze zaken hoort erbij. Je doet het voor de club!!!
Hieronder staan per functie een paar hoofdpunten genoemd. Deze zijn niet uitputtend, maar geven een beeld van een taak die je op je neemt en met wie je samenwerkt.
Je zult zien dat je meer betrokken raakt bij de club als je je ergens voor opgeeft !!

Mogelijke activiteiten:

Verschillende activiteiten worden reeds langere tijd ingevuld door actieve leden. Vermeld daarom bij uw voorkeurskeuze minimaal 2 andere activiteiten.

Coördinator bardienst

 Geeft uitvoering aan het beleid dat ieder lid bardienst draait
 Zorgt voor overzichten van bardienst uren
 Zorgt voor lijsten bardienstmedewerkers met hun voorkeurmomenten
 Zorgt voor bardienstplanning per kwartaal
 Werkt samen met 4 vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor resp. de bardiensten overdag, ’s avonds, weekend en evenementen
 Werkt samen met de coördinatoren keukendienst, techniek en inkoop
 Ziet toe dat het IVO certificaat wordt gehaald
Coördinator keukendienst
 Zorgt voor overzichten van keukendienst uren
 Zorgt voor lijsten keukendienstmedewerkers met hun voorkeursmomenten
 Zorgt voor keukendienstplanning per kwartaal
 Zorgt ervoor dat er voldoende voorraad is aan etenswaar, afgestemd op het evenement.
 Werkt samen met de coördinatoren bardienst, techniek en inkoop
 Ziet toe op hygiënisch werken
 Ziet toe op schoonmaak en onderhoud van keukenapparatuur.

Coördinator techniek

 Ziet toe op een goede werking van technische installaties in het clubhuis en
op het park met uitzondering van de IT-apparatuur.
 Organiseert onderhoud en reparaties aan deze installaties.
 Onderhoud contacten met externe onderhoudsbureau ’s, monteurs etc
 Ziet toe op de naleving van de contracten met de onderhouds-instanties
 Adviseert het bestuur over vervanging van technische apparatuur en over
verlening van de contracten
 Werkt samen met de coördinatoren keukendienst en clubhuis

Coördinator inkoop

 Ziet toe op de benodigde voorraad consumptieve goederen voor bar en
keuken
 Doet bestellingen bij de desbetreffende leverancier en handelt de levering af.
 Maakt gebruik van de functionaliteit voorraadbeheer in de kassa.
 Werkt samen met de coördinatoren bardienst en keukendienst

Bardienst

 Opent bij aanvang het park en het clubhuis volgens de sleutelprocedure
 Ontvangt leden en bezoekers en verstrekt consumpties
 Rekent consumpties en etenswaar af met de kassa en ziet toe op zorgvuldige
betaling
 Ziet toe op zorgvuldig gebruik van de ruimtes in het clubhuis
 Regelt de clubhuis- en de baanverlichting adequaat
 Ziet toe op juist gebruik van het afhangbord en het biljart
 Sluit na afloop van de bardienst de kassa, het clubhuis en het park volgens de
geldende instructies
 Regelt bij verhindering zelf een vervanger en geeft dit tijdig door aan de
coördinator bardienst.
Keukendienst
 Is beschikbaar tijdens toernooien en evenementen of bij speciale
gelegenheden waarbij de keuken is opengesteld.
 Overlegt met de coördinator keukendienst welke snacks, hapjes of etenswaar
kunnen worden verstrekt
 Bereidt de etenswaar volgens de instructie en serveert deze uit bij het loket of
lopend in het clubhuis of op het terras
 Zorgt voor de nodige hygiëne en veiligheid tijdens het werk in de keuken

Coördinator parkonderhoud

 Maakt een onderhoudsschema voor de banen en het park
 Onderhoudt samen met de leden parkonderhoud de banen, de perken, de
bomen, de bestrating en het parkmeubilair.
 Werkt samen met de coördinator techniek rond de werking van de
baanverlichting en de parkverlichting.
 Ziet toe op de naleving van de contracten met externe leveranciers
Coördinator clubhuis
 Is aanspreekbaar op alle aspecten die met het clubhuis te maken hebben,
zoals het gebouw, de toegangen, het dak, de beveiliging, de elektrische
installaties, de verwarming
 Ziet toe op een zorgvuldig gebruik van het clubhuis en naleving van de
gemaakte instructies rond veiligheid, toegang en hygiëne.
 Is sleutelbeheerder van alle sloten op het park en het clubhuis en voert dat
beheer zorgvuldig uit.
 Maakt afspraken rond de schoonmaak van het clubhuis, de toiletten en de
douches en de overige ruimten in het clubhuis. Maakt een
schoonmaakplanning.
 Werkt samen met de diverse schoonmaakploegen en onderhoudsmensen
 Ziet toe op een juiste naleving van de contracten met externe leveranciers van
diensten, zoals afvalophaal, kledingcontainer, tapwacht, brandweer,
beveiliging, etc

Schoonmaak

 Douches en toiletten – wekelijks volgens schema
 Keuken – maandelijks volgens schema
 Clubhuis algemeen – wekelijks volgens schema
 Ramen zemen – Op afroep en tweemaandelijks volgens schema
 Coördinator clubhuis maakt schoonmaak-schema’s

Coördinator sponsoring

 Beheert de lopende contracten met de sponsors en ziet toe op de afspraken
 Onderhoudt periodiek contact met de sponsoren
 Werft nieuwe sponsoren en sluit nieuwe sponsor-overeenkomsten
 Werkt samen met leden sponsorcommissie

Toernooi-organisatie

 Maakt deel uit van een toernooicommissie of evenementcommissie
 Werkt samen met het betreffende team verbonden aan het toernooi of het
evenement
 Bereidt het toernooi of evenement voor, doet actief aan werving van
deelnemers, maakt de toernooiplanning op, zorgt voor interne en externe
communicatiemiddelen,
 Zorgt voor sponsoren voor het toernooi of evenement
 Is tijdens het toernooi of evenement aanwezig en is aanspreekbaar op de
goede gang van zaken

Coördinator jeugd

 Zorgt ervoor dat er initiatieven worden ontplooid gericht op de werving van
nieuwe jeugdleden
 Maakt gebruik van de KNLTB-jeugdacties met promotiemiddelen.
 Schakelt hierbij de trainers in voor aangepaste trainingsmodellen
 Betrekt ouders bij het organiseren van activiteiten
 Begeleidt jeugdige leden in het vinden van speelmaatjes
 Werkt samen met een op te zetten jeugdteam

Coördinator nieuwe leden

 Zorgt ervoor dat er initiatieven worden ontplooid gericht op de werving van
nieuwe leden
 Maakt gebruik van de KNLTB-acties met promotiemiddelen.
 Schakelt hierbij de trainers in voor aangepaste trainingsmodellen
gecombineerd met actielidmaatschappen
 Betrekt eigen bij het organiseren van activiteiten gericht op ledenwerving
 Begeleidt nieuwe leden in het vinden van speelmaatjes, actieve verwijzing
naar de labelavonden tennis en padel
 Werkt samen met een op te zetten team ledenwerving en -behoud

Coördinator website

 Verzamelt content over de vereniging, structuur, activiteiten, procedures, etc
en plaatst deze op de verenigings-website.
 Houdt de informatie up to date en actueel.
 Werkt samen met alle coördinatoren en verzoekt hen content aan te leveren.

Coördinator social media

 Plaatst met regelmaat berichten over de vereniging op de pagina van de
vereniging
 Stimuleert leden om berichten te delen
 Zorgt voor een zo uitgebreid mogelijk netwerk van vrienden, abonnees etc
Coördinator Mail
 Houdt het bestand emailadressen van de vereniging actueel
 Stuurt periodiek mailtjes met interessante informatie naar alle leden
 Plaatst mededelingen op het mededelingenbord in het clubhuis

Coördinator automatisering

 Houdt de server van de vereniging in de lucht en zorgt dat de software
adequaat blijft functioneren
 Onderhoudt de verbindingen met de KNLTB-club-app, de kassa en het
afhangbord
 Ondersteunt computergebruikers op afroep bij toernooien of andere
activiteiten binnen de vereniging.
 Werkt samen met andere IT-vrijwilligers

Beheer afhangbord

 Zorgt voor een goed werkend afhangbord
 Onderhoudt de applicatie en contacten met de KNLTB
 Begeleidt leden in de toegang tot en het gebruik van het afhangbord

Beheer kassa

 Zorgt voor een goed werkend kassasysteem
 Past de displays en de prijzen aan wanneer nodig
 Zorgt op afroep voor overzichtslijsten, bv. tbv. voorraadbeheer
 Onderhoudt contacten met de leverancier voor service

Ledenadministrateur

 Houdt de ledenadministratie bij
 Zorgt op verzoek voor overzichtslijsten
 Onderhoudt contacten met de KNLTB
 Bestelt elk jaar de nieuwe ledenpassen

Coördinator biljart

 Onderhoudt het biljart en toebehoren
 Draagt het geld uit de klok periodiek over aan de penningmeester
 Coördineert activiteiten van de biljartclub

Coördinator bridge

 Coördineert de activiteiten van de bridgeclub

Oproepkrachten

 Men stelt zich op afroep beschikbaar voor diverse activiteiten, zoals bardienst,
meehelpen bij de organisatie van een ad hoc evenement of een
onderhoudsklus.
 Als men gebeld wordt kan er slechts 1 maal worden geweigerd onder directe
opgave van een vrijwilligersactiviteit. Men zit dus echt omhoog met het vinden
van vrijwilligers, vandaar de druk om te komen.
 Inzet is aan een maximum gebonden van 6 keer per jaar.

Het bestuur